Lovændring betyder, at selskaber kan tvangsopløses, hvis de ikke opbevarer selskabsdokumenter i 5 år

Med Kontrolpakken skal et selskabs direktion fremover sørge for, at selskabsdokumenter opbevares i (mindst) 5 år. De 5 år løber fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører. Hvis selskabet ophører, skal den senest registrerede direktion sørge for, at selskabsdokumenterne opbevares på betryggende vis i 5 år. Opløses et selskab ved skifterettens mellemkomst (f.eks. ved konkurs eller tvangsopløsning), kan skifteretten beslutte, at andre end den senest registrerede direktion skal opbevare selskabsdokumenterne.

Selskabsdokumenter er i denne sammenhæng de dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at udarbejde i henhold til selskabsloven eller regler, der er fastsat i medfør af selskabsloven.

Det kan blandt andet omfatte:

• selskabets ejerbog,
• stiftelsesdokument,
• vedtægter,
• generalforsamlingsreferater,
• vurderingsberetninger mv.

Selskabsdokumenterne skal opbevares på en måde, så de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i selskabsdokumenterne. Hvis dokumenterne ikke opbevares elektronisk, skal de opbevares i papirform i Danmark.

Udskiftes direktionen i et selskab, skal den fratrædende direktion sørge for at videregive selskabsdokumenterne (eller adgangen til dem) til den nye direktion.

Ændringerne for opbevaringen af selskabsdokumenter træder i kraft den 1. januar 2021.

Hidtil (og frem til den 1. januar 2021) har selskabsloven ikke indeholdt specifikke krav til, hvor længe selskaber skal opbevare dokumenter, men alene indeholdt et krav om, at de skal opbevares forsvarligt. Siden 2017 har der dog været et krav om opbevaring af dokumentation om selskabets reelle ejere, der blev indsat for at gøre selskabsstrukturer mere gennemsigtige. Denne dokumentation skal opbevares af selskabet i (mindst) 5 år efter ophør af det reelle ejerskab.

Erhvervsstyrelsen fører kontrol med overholdelsen af selskabsloven. Konstaterer Erhvervsstyrelsen under kontrollen, at et selskab ikke har opbevaret selskabsdokumenterne i 5 år, eller at et eller flere af de påkrævede dokumenter mangler eller er mangelfulde, kan Erhvervsstyrelsen anmode skifteretten om at tvangsopløse selskabet.

Hidtil har Erhvervsstyrelsen i relation til opbevaring af selskabsdokumenter kun haft mulighed for at anmode om tvangsopløsning, hvis et selskab ikke har opbevaret dokumentation om selskabets reelle ejere. Herudover har Erhvervsstyrelsen alene haft mulighed for at udstede tvangsbøder, hvor selskaber har undladt at give oplysninger, som Erhvervsstyrelsen har krævet.

Selskaber skal fremover faktisk indsende de krævede oplysninger, hvis de vil undgå en tvangsopløsning. Med lovændringen er der derfor kommet en styrket reaktionsmulighed for myndighederne med det formål at sikre bedre muligheder for at opdage og undgå økonomisk svindel.

Alle selskaber skal naturligvis til enhver tid sørge for at opbevare selskabsdokumenter forsvarligt. Ændringerne træder godt nok først i kraft den 1. januar 2021, men allerede nu bør man sørge for at tjekke, at man er i besiddelse af eller har let og uhindret adgang til de omfattede dokumenter. Dernæst bør man planlægge, hvordan de kan opbevares på en forsvarlig måde i overensstemmelse med lovændringen.

Det er klart vores anbefaling, at alle dokumenter opbevares digitalt på en sikker platform. Kan man ikke opbevare dokumenterne sikkert digitalt, skal man opbevare dem forsvarligt i papirform.

Har du brug for rådgivning, er du altid velkommen til at kontakte en af vores advokater.