Der behandles mange personoplysninger om en medarbejder både før, under og efter et ansættelsesforhold. Persondatareglerne opstiller rammerne for, hvordan disse oplysninger skal håndteres.
HR-persondata fylder meget i den løbende personaleadministration. Behandling af personoplysninger om medarbejdere er eksempelvis nødvendig for selve ansættelsesforholdet, hvor der skal udbetales løn, registreres ferie og meget mere. En del behandling af data er også knyttet til virksomhedens drift og sikkerhed, herunder eksempelvis portrætbilleder, adgangsforhold og overvågning.
Persondatareglerne fastsætter rammerne for al behandling af personoplysninger. Blandt andet fastslår persondatareglerne, hvornår og hvordan man skal indhente medarbejderens samtykke. I den sammenhæng er det vigtigt at være opmærksom på, at man i nogle tilfælde skal være forsigtig med at benytte samtykke, når man behandler medarbejderdata på grund af over-/underordnelsesforhold.
Derudover skal man som arbejdsgiver eller HR-medarbejder være opmærksom på samspillet mellem persondatareglerne og alle de øvrige regelsæt, der relaterer sig til ansættelsesforholdet eller en given aktivitet, herunder eksempelvis de særlige regler om videoovervågning. De mange regler og facetter betyder, at arbejdet med HR-persondata kan være kompliceret og tidskrævende. Derfor kan det være en god idé at søge juridisk rådgivning.
Eksempler på grænseflader, som arbejdsgivere skal være opmærksomme på:
Ledelsesretten
Helbredsoplysningsloven
Forskelsbehandlingsloven
Forældelsesloven
NJORDs advokater kan hjælpe dig med at håndtere de forskellige persondataretlige udfordringer, man ofte møder i arbejdet med HR-persondata. Vi rådgiver både små og store virksomheder om GDPR og persondatareglernes betydning i HR-arbejdet.
HR-persondata: Hvad kan vi hjælpe med?
Informationsskrivelse om behandling af persondata til medarbejdere
Personalepolitikker for brug af personoplysninger i ansættelsesforholdet
Korrekt GDPR-håndtering i ansættelseskontrakter og tillæg til ansættelseskontrakter
Rådgivning om alle praktiske aspekter af HR-persondata
Persondata og rekruttering
Når du skal rekruttere nye medarbejdere, kommer du som arbejdsgiver eller HR-medarbejder til at behandle mange personoplysninger. Flere af dem indsamles gennem de ansøgninger, I modtager. Derudover kan personoplysningerne eksempelvis stamme fra personlighedstests eller fra sociale medier.
Der kan opstå flere persondataretlige udfordringer i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Eksempelvis skal du være opmærksom på, at du i nogle tilfælde skal have samtykke fra ansøgeren, herunder hvis du indhenter referencer fra tidligere arbejdsgivere.
Vores advokater kan hjælpe dig med at sikre, at din virksomhed overholder alle persondatareglerne, når I skal ansætte nye medarbejdere.
Persondata under ansættelsen
HR-persondata er et vigtigt element, når man arbejder med personaleadministration. Arbejdsgivere og HR-medarbejdere behandler eksempelvis personoplysninger, når medarbejderne skal have løn eller bliver syge.
Derudover er der mange personoplysninger involveret, når man som arbejdsgiver bruger forskellige kontrolforanstaltninger i sin virksomhed. Det kan eksempelvis være tilfældet ved videoovervågning, GPS-tracking i virksomhedens biler, kontrol af medarbejdernes brug af IT-udstyr eller opbevaring af e-mails. Det samme gælder, hvis virksomheden offentliggør oplysninger om medarbejdere på en hjemmeside, herunder medarbejderens daglige kontaktoplysninger eller et billede af medarbejderen.
Der ligger også en vigtig opgave i at sikre, at jeres underleverandører lever op til reglerne. Det gælder lige fra lønbureauer til IT-systemer og support.
NJORDs advokater rådgiver om alt fra indhentelse af oplysninger om medarbejderens sygdom til opbevaring af GPS-data.
Persondata efter ansættelsen
Behandlingen af medarbejderdata fortsætter selv efter medarbejderens fratræden. Regler om bogføring og regnskab, men også medarbejderens eventuelle krav mod virksomheden, opstiller forskellige rammer for, hvor længe du kan opbevare personoplysninger om en medarbejder.
Derudover begrænser persondatareglerne, hvilke oplysninger du må videregive til andre medarbejdere og samarbejdspartnere, når medarbejderen er fratrådt.
Hos NJORD har vi stor erfaring med rådgivning om grænsefladerne mellem persondataretten og andre områder, herunder personaleadministration. Vores advokater kan rådgive dig om alt inden for HR-persondata, og vi tilbyder undervisning til alle, der arbejder med HR og medarbejderdata.
