Personenbezogene Daten im Anstellungsverhältnis
Sowohl vor als auch während und nach einem Anstellungsverhältnis werden in den Personalabteilungen von Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind hierfür der rechtliche Rahmen.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen bei der Personalverwaltung einen wichtigen Raum ein, z.B. bei der Gehaltszahlung, bei der Gewährung von Urlaub usw. Auch beim Betrieb des Unternehmens können personenbezogene Daten verarbeitet werden, z.B. bei der Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage, bei der Regelung des Zugangs zu Gebäuden oder bei der Überwachung.
Die Datenschutzbestimmungen legen den Rahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest, z.B. darüber, wann und wie man das Einverständnis der Mitarbeiter einholen muss. Hierbei ist mitunter besonders zu beachten, dass man bei der Verarbeitung von Daten der Mitarbeiter als Vorgesetzter besonders vorsichtig sein muss.
Darüber hinaus müssen Arbeitgeber und Personalleiter die Kompatibilität der datenschutzrechtlichen Vorschriften mit anderen Vorschriften, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, im Auge haben, z.B. Vorschriften über die Videoüberwachung. Wegen der zahlreichen Vorschriften und Bestimmungen kann die Arbeit mit personenbezogenen Daten in einer Personalabteilung sehr kompliziert sein, und es empfiehlt sich, rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen.
- Weisungsbefugnis der Geschäftsleitung
- Gesetz über die Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten
- Antidiskriminierungsgesetz
- Gesetz über die Verjährung
Die Anwälte von NJORD unterstützen Sie bei allen Problemstellungen, die im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Personalabteilung auftreten können. Wir beraten kleine und große Unternehmen bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorschriften gemäß DSGVO und dänischer Gesetzgebung.
- Informationen an die Mitarbeiter über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen
- Erstellung datenschutzrechtlicher Vorschriften für das Unternehmen
- Korrekte Umsetzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen in Arbeitsverträgen
- Beratung über alle praktischen Fragen zum Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei der Einstellung neuer Mitarbeiter für Sie als Arbeitgeber und insbesondere als Personalmanager unvermeidbar. Teilweise werden diese Daten bereits durch die Annahme von Bewerbungen erhoben, andere durch die Durchführung und Anwendung von Persönlichkeitstests o.ä., oder sie stammen aus den sozialen Medien.
Hierbei müssen die datenschutzrechtlichen Richtlinien genau beachtet werden. Beispielsweise muss u.U. das Einverständnis des Bewerbers eingeholt werden, bevor man Referenzen von früheren Arbeitgebern einholen darf.
Bei Fragen helfen die Anwälte von NJORD Ihnen gern sicherzustellen, dass beim Einstellungsprozess alle relevanten Datenschutzregeln eingehalten werden.
In den Personalabteilungen aller Unternehmen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten ein wichtiger Aspekt der Arbeit. Beispielsweise werden personenbezogene Daten jedes Mal verarbeitet, wenn das Gehalt gezahlt oder ein Krankheitstag registriert wird.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten bei Kontrollmaßnahmen des Unternehmens wie der Videoüberwachung, der Verfolgung von GPS-Daten bei der Benutzung von Firmenwagen, der Überwachung der EDV-Systeme und der Speicherung von E-Mails verarbeitet. Dies gilt auch bei der Veröffentlichung von Daten über die Mitarbeiter auf der Homepage des Unternehmens, z.B. von Kontaktdaten und Fotos.
Weiterhin ist die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen durch die Unterlieferanten des Unternehmens zu beachten. Dies gilt sowohl für Services bei der Gehaltsabrechnung als auch für den IT-Support.
NJORD berät Sie bei allen Fragen über die Einholung, Verarbeitung und Aufbewahrung dieser Daten.
Auch nach der Beendigung des Anstellungsverhältnisses werden personenbezogene Daten verarbeitet. Die Fristen für die Aufbewahrung verschiedener Mitarbeiterdaten hängen u.a. von Vorschriften über die Buchführung und Rechnungslegung, von der Möglichkeit des Mitarbeiters, Forderungen gegen das Unternehmen geltend zu machen und anderen Faktoren ab. Auch bei der Weitergabe von Mitarbeiterdaten an andere Mitarbeiter oder Kooperationspartner spielen datenschutzrechtliche Bestimmungen eine Rolle.
Die Anwälte von NJORD haben Erfahrung bei der Beratung in Fällen, in denen Datenschutz und andere Rechtsgebiete sich überschneiden, z.B. das Arbeitsrecht. Wir bieten nicht nur Beratung, sondern auch Schulungen zu diesen Fragen an.